以前、「事業会社におけるプロジェクトの成功は、外部会社に依存しない、すなわち丸投げしないことにかかっている」という記事をアップしました。
今回は、サービス提供会社（以下、ベンダーと記載）からのアプローチについて、こうだったらいいのにな・・・と思ったことを記載します。
初回のアプローチはできるだけ早い方がよい
例えば新しい研修プログラムの導入を検討している時に、いくつかのベンダーにお声がけをしていました。それは、既に取引があって毎年研修を依頼しているところもあれば、過去に取引があったところ、前職で取引があったところ、ネットで検索して見つけたところ、同僚がかつて取引があったということで紹介してくれたところ・・・などいろいろです。
導入の背景やこちらが期待すること、時期や制約事項などいろいろと話すべきことはあるので、まずは早い段階で直接話をしたいというのが人材開発担当者の本音です。
しかし、営業担当者が多忙なのかそもそも営業担当者がいないのか、理由は定かではないのですが、最初に問い合わせをしてから1、2週間以上経ってから、「お問合せいただいた件で・・・」という最初の返信をしてくるベンダーさんもありました。たいてい、他のベンダーさんは1,2回お会いして提案書を待っている、とか、場合によってはすでに提案書をもらっていて社内で検討にかけています。いわゆる「出遅れ」であり、挽回は難しいです。たいてい、期限の制約があり、かつ、いくつかの案を横並びにして決めるのがほとんどですから。
何はともあれ、初回のアプローチは早めに。そうでなければ、「選考」にすら乗らない提案書を作成することになります（笑）。私が上司などにプレゼンをしてその場で最終確定するケースもあれば、それをふまえてさらに別ミーティングで決定（≒承認）することもあります。後者の場合、その時点で出ていなかった提案書を、後から割り込ませるなどということは絶対にしません。しかし、こちらからベンダーさんにコンタクトしている手前、最終確定するまでは提案書そのものは受け取ります・・・。
いきなり提案書を送られてもそれはそれで・・・
反対に、「・・・といったことについて、費用見積や研修概要をいただけませんか？」とメールをした後、次の日あたりにいきなり提案書を送付されると、それはそれでびっくりします。そのベンダーさんにとっては「パッケージ」になっているものなのでしょうが、本当に適切なものだと思って提案しているのか？と疑います。少なくとも私は疑っていました。
せめて、「提案書を作成したから、説明の機会を設けさせてほしい」くらいにとどめてくれれば・・・。それを「たたき」としてディスカッションできれば、お互いにとってよいものが生まれるかもしれないのに。
初回は自社の紹介はほどほどに。こちらの意向や要望を聞いてほしい
首尾よく最初にお会いする機会ができた時に、「自社の事業内容やサービス内容」をあれこれと説明する方がいらっしゃいますが、それ、不要です。たいてい、事業内容などはWebサイトに掲載されており、それらを確認したうえでコンタクトをしているので、最初の時点で気になればこちらから質問します。
初回に限って言えば、「なぜこのような検討しているのかといった背景」「成果として何を得たいのか・達成したいのか」「対象者はどういう階層・職種なのか」「いつ頃、何回実施したいのか」「予算」などといった、こちらの要望や制約事項を聴き取ってくだされば結構です。初回打ち合わせ時間が1時間程度だとすれば、それでほとんど終わってしまうかと。初期稼働は早めに。初回については、わざわざ営業担当の上席を揃えていただく必要もなく、できるだけ早く要望をお伝えすることを重視しています。
そういったインプットをふまえて、どんな提案ができるのかをその場で簡単に話したり、あるいは、あまり間をあけずに次の打ち合わせ機会を持てばいいでしょう。
2回目以降は、サービス内容の説明や事例など、Webには載せていない内容などを話しつつも、反対に懸念点や不明点をお尋ねいただければあれこれと話したくなるのが、担当者というものです。次に進んでいる感（＋事実）があれば、何度か打ち合わせの時間を設けるのは、全く支障ないです。人事担当者は忙しい、と言われますが、重要な案件に対する1時間程度の打ち合わせ時間が捻出できないような仕事のやり方をしている方がどうなんだろ・・・と認識しています。
アルドーニ株式会社のサービスメニューの中にある「人事関連ビジネス支援」は、まさにそういった経験から考えたものです。研修会社・コンサルティング会社・採用エージェントなど、（潜在的）顧客対応の手が足りない！という時は、ご相談いただければと思っています。
